top of page

Nettoyage et optimisation de données HubSpot

Comment efficacement optimiser et nettoyer son instance HubSpot ?

Comme toute base de données, votre instance HubSpot peut rapidement être encombrée de données obsolètes ou inexactes, impactant négativement votre capacité à prendre des décisions éclairées et à mener des campagnes ciblées efficaces.

Vous pouvez nettoyer et optimiser votre instance HubSpot en 10 étapes que nous allons voir, garantissant ainsi que vos données travaillent avec vous et non contre vous.

Car oui, un CRM optimisé et nettoyé, c’est une garantie pour y voir plus clair : gain de temps et de productivité à la clef !

1

Audit de la base de données

La première étape consiste à faire un audit de vos données HubSpot. Plus votre audit est complet et poussé, plus votre nettoyage et votre optimisation ont de chances d'être un succès.

Dans cet audit, il est primordial de se concentrer sur les éléments que vous avez crées dans votre CRM comme :

Après avoir passé en revue ces éléments, notez les actions que vous souhaitez entreprendre.

  • Les tableaux de bord

  • Les intégrations

  • Les formulaires

  • Les pipelines

  • Les workflows

  • Les listes

  • Les chatflows

  • User Engagement

  • Les campagnes d'emailing

  • Les rapports

2

Suppression des contacts inactifs

Vos contacts sont sûrement nombreux dans votre instance HubSpot : certain d'entre eux peuvent ne plus être sollicités ou engagés par votre entreprise. Il faut donc les supprimer pour y voir plus clair et éviter qu'ils n'occupent de l'espace inutilement.

Pour supprimer vos contacts inactifs, procédez comme suit :

  1. Allez dans Contacts > Contacts
     

  2. Cliquez "Filtres avancés" (Advanced filters) > "Ajouter un filtre" (Add filter)
     

  3. Sélectionnez "Date de la dernière activité" (Last activity date) + "est avant" (is before)
     

  4. ​Choisissez la date souhaitée​

Il est important de supprimer les contacts inactifs de votre base mais il est également primordial de tenir à jour les informations de ceux qui restent actifs : numéro de téléphone, email…

Données

3

Correction des doublons

Les doublons peuvent causer des problèmes importants. Il est crucial de les supprimer ou de les fusionner lors du nettoyage de vos données.

Pour ce faire, rendez-vous dans Contacts > Contacts > Actions > Gérer les doublons (Merge duplicates)

Données

Pour fusionner les fichier détectés par HubSpot comme des doublons, cliquez sur Review puis sur Fusionner (Merge).

Si vous ne souhaitez pas fusionner les deux éléments, cliquez sur Refuser (Reject)

4

Suppression des contacts non-abonnés ou participant au taux de rebond

Les contacts non-abonnés ou qui contribuent à votre taux de rebond sont inutiles à votre entreprise. Rien ne justifie de les garder dans votre base de données. 

Voici les étapes pour les supprimer :

  1. Allez dans Marketing > Email
     

  2. Sur la barre à gauche, cliquez "Outils de rejet d'e-mails" (Email bounce tools)

Données

3. Ensuite, choisissez l'option qui vous convient :​​​

  • Créer une liste de contacts rejetés de manière permanente

  • Ajouter des contacts rejetés de manière permanente à la liste existante

  • Exporter les contacts qui se sont désabonnés ou rejeté

Une fois que vous avez une liste de contacts établie, supprimez-les de votre instance HubSpot

5

Révision des champs de données

Les champs de données permettent de stocker la data de vos enregistrements. Néanmoins, certains champs se révèlent parfois vacants, ce qui se doit d'être fixé afin d'obtenir une instance qui ne contient que des champs qui vous servent vraiment.

Pour cela, allez dans Paramètres > Propriétés

Là, vous verrez les champs et propriétés crées dans votre instance HubSpot.

Données

Modifiez ensuite ou supprimez ce qui est nécessaire. De nombreux champs peuvent être créés. N'attendez pas de faire un grand nettoyage de votre instance pour réaliser cette étape.

6

Standardisation des données

La standardisation des données vous permet de récolter la data dans le bon format pour que vous n'ayez pas à le modifier par la suite : un vrai gain de temps !

Voici la liste des datasets que vous pouvez standardiser :

  • Noms
     

  • Adresse email
     

  • Téléphone

  • Code postal
     

  • Espaces vides (whitespaces)

Standardisez cela pour ne plus avoir à collecter de la data incorrecte ou de la data qu''il faudra modifier par la suite !

7

Mise à jour des étapes du cycle de vie

Les étapes du cycle de vie vous aident à suivre la progression du parcours des acheteurs.

Il est important de les mettre à jour, notamment lorsque vous mettez de nouvelles actions marketing. Par exemple, si vous lancez un abonné à votre newsletter télécharge votre dernier e-book, il doit passer d'abonné à lead.

Pour réaliser cela, il faut créer un workflow :

  1. Allez dans "Automatisation" > "Workflows"
     

  2. Cliquez "Créer un workflow" > "A partir de rien"
     

  3. Sélectionnez "Basé sur les contacts" > "Vide"
     

  4. Une fois sur la page de création, allez dans "Configurer les déclencheurs" > "Propriétés du contact" dans le type de filtre
     

  5. Ensuite, recherchez et sélectionnez l'étape du cycle de vie et ajoutez le déclencheur en conséquence

Réalisez le workflow qui correspond à vos besoins, enregistrez puis testez-le.

8

Révision de vos formulaires HubSpot

Vérifiez si vous n'avez pas de formulaires non-utilisés ou pas nécessaires. Regardez ceux qui sont utilisés sur aucune de vos pages pour les supprimer. 

Suivez les étapes pour le faire :

  1. Allez dans Marketing > Capture de lead > Formulaires
     

  2. Triez les formulaires selon les critères suivants :

    - Mise à jour à la date

    - Soumissions de formulaires (pour voir ceux qui ont un faible taux de soumission)

    - Vues de pages (pour voir ceux qui sont peu vus)
     

  3. ​​Modifiez ou supprimez les formulaires qui n'atteignent pas des statistiques assez satisfaisantes.

9

Suppression des listes obsolètes

Comme pour les formulaires, il est important de trier vos listes HubSpot pour supprimer ou modifier celles qui ne sont pas pertinentes dans votre quotidien :

  1. Allez dans Contacts > Listes
     

  2. Regardez si elles sont utilisées ou non, et si oui où elles le sont précisément 
     

  3. Si vous trouvez des listes non-utilisées et qui sont obsolètes dans le cadre de votre quotidien sur HubSpot, supprimez-les ou modifiez-les pour qu'elles deviennent pertinentes.

10

Utilisation des intégrations d'HubSpot

Vous n'êtes pas obligés de réaliser votre nettoyage/optimisation de votre instance à la main grâce aux étapes que nous voyons : certains outils externes à intégrer vous permettent de le faire à votre place (privilégiez quand même un nettoyage à la main qui sera plus poussé et précis)

Voici une liste non-exhaustive d'outils de nettoyage et d'optimisation de votre instance :​

  • Insycle

  • Neverbounce

  • Leadspace
     

  • HubSpot Operations Hub

Ces outils sont très puissants, surtout à partir du moment où la data que vous récoltez devient conséquente

Pourquoi réaliser un nettoyage et une optimisation de mon instance ?

Selon des études, 70% de la data d'un CRM se détériore d'une année sur l'autre. L'opération de nettoyage n'est donc pas à  réaliser une unique fois mais est donc bien récurrente. 

 

Chez Leappy, nous vous recommandons d'effectuer l'audit de votre instance tous les 3 mois et le nettoyage complet que nous venons de voir 2 à 3 fois par an.

 

A ce rythme, vous serez en capacité d'établir les éléments à supprimer et ceux à garder en fonction de leur utilisation. 

Sans une instance HubSpot avec de la data qualitative, vous perdez potentiellement des revenus ainsi que des opportunités de vente qui se noient parmi les autres. Vos relations clients peuvent également se détériorer si vous n'êtes pas capables de traiter leurs demandes rapidement, ce qu'empêche un CRM mal optimisé et non nettoyé.

Découvrez nos offres de support HubSpot pour des missions de nettoyage ponctuelles et une organisation flexible !

Gagnez du temps avec nos experts !

Ne laissez pas votre projet en attente : contactez dès aujourd'hui un de nos spécialistes pour le réaliser !

bottom of page