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Guide pour créer des rapports dans Salesforce


Rapports Salesforce

Les rapports Salesforce sont essentiels pour analyser les données et favoriser des décisions stratégiques au sein de votre entreprise. Peu importe votre secteur d’activité - ventes, marketing, service client, etc. -, il est possible de créer des rapports sur mesure qui répondront à vos exigences spécifiques, vous permettant ainsi d'augmenter vos revenus.

Mais, quelle est la procédure pour créer des rapports dans Salesforce ? Quelle variété de rapports pouvez-vous créer ? Comment les visualiser et les partager avec votre équipe ?

Cet article est conçu pour vous accompagner étape par étape dans la création de rapports avec Salesforce. Vous allez apprendre à maîtriser les fondamentaux des rapports Salesforce, choisir le type de rapport qui correspond à vos besoins, utiliser le générateur de rapports pour filtrer, regrouper et visualiser vos données efficacement, et enfin, comment améliorer vos rapports pour qu’ils soient encore plus efficaces et pertinents.


Comprendre les bases des rapports Salesforce


Afin de maîtriser la création de rapports dans Salesforce, il est crucial de saisir les fondements des rapports Salesforce. Cela inclut la connaissance des divers types de rapports disponibles, la compréhension de la structure d'un rapport Salesforce ainsi que la reconnaissance de l'importance vitale des données dans ces rapports.


Types de rapports disponibles


Quatre principaux types de rapports peuvent être générés dans Salesforce : tabulaire, récapitulatif, matriciel, et joint. Chacun de ces types est spécialement conçu pour traiter et afficher les données différemment, selon les besoins spécifiques de vos analyses.

Voici une explication concise de chaque type de rapport :

  • Le rapport tabulaire présente une vue simple en tableau de vos données, idéal pour lister des informations ou les exporter vers une autre plateforme sans nécessiter de totalisation ou de regroupement.

  • Le rapport récapitulatif permet de visualiser vos données en les organisant avec des regroupements et des sous-totaux, parfait pour examiner des données agrégées selon des dimensions spécifiques, telles que la valeur des opportunités par responsable ou par phase.

  • Le rapport matriciel expose vos données en tableau croisé, avec des regroupements tant sur les lignes que sur les colonnes. Il est idéal pour l'analyse de données plus complexes, comme le décompte de cas résolus par produit et par niveau de priorité.

  • Le rapport joint combine plusieurs blocs de rapports liés par une donnée commune. Ce format est particulièrement utile pour examiner les informations issues de multiples objets ou de différentes perspectives d’un même objet, tels que les comptes avec leurs contacts, opportunités, et activités associées.


Structure d'un rapport Salesforce


La structure d'un rapport Salesforce comprend trois éléments essentiels : le type de rapport, les filtres et le format. Le type de rapport sélectionné définit les objets et champs disponibles pour votre analyse. Les filtres vous aident à cibler les données affichées en appliquant des critères spécifiques comme la période, le propriétaire, ou le statut. Le format, quant à lui, organise et visualise vos données, en déterminant le style de rapport, les regroupements, colonnes, formules, et le graphique qui accompagne vos données.


Importance des données dans les rapports


Au cœur des rapports Salesforce se trouvent les données, issues des enregistrements que vous-même et vos collègues contribuez à créer et actualiser. Elles incarnent l'essence de votre activité commerciale et sont indispensables pour évaluer vos performances, détecter des tendances et orienter stratégiquement vos décisions.

Il est donc fondamental d'assurer la qualité, la complétude, la cohérence et l'actualisation de vos données dans Salesforce. Des données fiables vous permettent de développer des rapports significatifs et précieux, qui seront vos alliés pour atteindre vos objectifs commerciaux.


Étapes pour créer un rapport dans Salesforce


Pour maîtriser l'art de la création de rapports Salesforce, une fois que les notions de base sont bien assimilées, la prochaine étape est de plonger dans la création de votre propre rapport. Les démarches suivantes vous guideront pas à pas dans ce processus :


Sélectionner le type de rapport


Commencez par choisir le type de rapport qui répond à vos besoins. Rendez-vous sur la page Rapports et sélectionnez Nouveau rapport. Une variété de types de rapports, classés par catégorie, vous sera proposée.

Utilisez la barre de recherche ou le menu déroulant pour dénicher le rapport idéal. Si, par exemple, votre objectif est de créer un rapport sur les contacts et les comptes, optez pour le type de rapport « Contacts et comptes ». Après votre choix, cliquez sur Créer.


Personnaliser les critères de votre rapport


Le deuxième pas nécessite de personnaliser les critères du rapport, en ajoutant des filtres pour préciser les données à afficher. Accédez au générateur de rapports en cliquant sur Modifier dans votre rapport.

Dans l'espace des filtres, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou de supprimer des filtres selon vos besoins. Filtrez par date, propriétaire, statut, entre autres, et utilisez des filtres logiques tels que ET, OU, NON pour affiner votre recherche. Appliquez vos filtres en cliquant sur Appliquer.


Ajouter des champs et des formules


L'étape suivante consiste à enrichir votre rapport avec des champs et des formules, qui détermineront les données présentées. Dans le générateur de rapports, à gauche, se trouve la zone des champs où se listent les options disponibles selon le type de rapport choisi.

Glissez et déposez les champs désirés dans la zone des colonnes. Ajoutez-y des formules mathématiques pour calculer des valeurs spécifiques, telles que le taux de conversion des opportunités. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter une formule, saisissez votre calcul et sauvegardez.


Organiser et affiner les résultats


Pour finir, organisez et peaufinez la présentation de vos données dans le rapport. Utilisez les options disponibles telles que le type de rapport, les groupements, les résumés, les triages et les graphiques pour une mise en forme optimale.

Modifiez le type de rapport via le menu déroulant dans la barre d'outils du rapport. Regroupez vos données par dimensions spécifiques en glissant les champs adéquats dans la zone de groupements.


Calculez des valeurs agrégées telles que la somme et la moyenne avec l'option de résumé. Triez vos données avec l'option appropriée, et visualisez-les sous forme de graphique en ajoutant un visuel depuis la barre d'outils de votre rapport.


Enregistrer et exécuter le rapport

La dernière étape cruciale est de sauvegarder et de lancer votre rapport. Ceci implique d'abord d'enregistrer les données de votre enquête. Pour cela, cliquez sur "Enregistrer" dans la barre d'outils du rapport, puis renseignez le nom, la description et choisissez un dossier pour le ranger.


Le choix du dossier est essentiel car il détermine non seulement où le rapport sera stocké mais aussi qui peut le consulter. Vous avez la possibilité de sélectionner un dossier déjà existant ou d'en créer un nouveau. De plus, vous avez la liberté de définir le niveau de confidentialité de votre rapport : privé, public, ou accessible uniquement à certains groupes ou individus spécifiques.


Après avoir sauvegardé les informations, il est temps d'exécuter le rapport en cliquant sur "Exécuter" dans la barre d'outils. Vous accédez alors aux résultats présentés sous forme de tableaux et de graphiques pour une analyse simplifiée.

Enfin, le partage de votre rapport est facilité par différentes options. Vous pouvez l'envoyer directement par e-mail, l'exporter sous forme de fichier, l'intégrer à un tableau de bord pour un accès rapide ou même vous y abonner pour recevoir des mises à jour périodiques.


Conseils pour optimiser vos rapports Salesforce


Après avoir maîtrisé la création de rapports dans Salesforce, vous vous demandez comment les améliorer pour qu'ils servent au mieux votre entreprise ? Suivez ces recommandations pour maximiser l'efficacité de vos rapports Salesforce :


Utiliser des filtres efficacement


Pour afficher uniquement les données cruciales dans vos rapports et se pencher sur les parties les plus importantes, les filtres sont primordiaux. Il convient de :

  • Sélectionner des critères de filtrage qui correspondent à vos besoins et à votre audience. Pour étudier les performances de l'équipe commerciale, par exemple, filtrer par propriétaire, région, produit peut être pertinent.

  • Appliquer des filtres logiques tels que "ET", "OU", "NON" pour combiner divers critères et préciser vos résultats. Pour afficher les opportunités conclues gagnées ce mois-ci, "ET" peut être utilisé entre le statut et la date de clôture.

  • Choisir des filtres dynamiques comme "Ce mois-ci", "Cette année", "Mon équipe", qui actualisent automatiquement vos rapports selon la période ou le profil de l'utilisateur.


Exploiter les tableaux de bord


Les tableaux de bord transforment vos rapports en graphiques interactifs, facilitant la visualization des KPI et la comparaison de vos données. Pour les utiliser efficacement :

  • Optez pour le type de graphique le mieux adapté à vos informations et au message à transmettre. Un diagramme circulaire pourrait illustrer la répartition des ventes par produit, tandis qu'un diagramme à barres pourrait montrer leur évolution temporelle.

  • Améliorez la lisibilité et l’attrait de vos graphiques en utilisant des couleurs, légendes, titres et axes judicieusement. Les couleurs contrastées peuvent, par exemple, mettre en avant les données cruciales.

  • Rendez vos graphiques plus interactifs et dynamiques avec des filtres, des tris et des actions. Affichez des données spécifiques using des filtres ou ordonnez-les avec des tris. Les actions permettent de naviguer entre les graphiques ou de détailler les données.


Sécuriser l'accès aux données


Les données constituent une richesse pour votre entreprise, mais elles peuvent également être sensibles. Il est essentiel d'en contrôler l'accès :

  • Attribuez les droits d'accès via les profils et autorisations selon le poste de chaque utilisateur. Par exemple, les managers pourraient avoir un accès total, tandis que les commerciaux n'accèdent qu'à leurs propres données.

  • Utilisez des dossiers pour classer et partager les rapports et tableaux de bord selon l'utilisateur ou le groupe ciblé. Des dossiers par département ou projet permettent de ranger efficacement ces ressources.

  • Contrôlez qui peut voir vos rapports et tableaux de bord en ajustant les niveaux de partage. Ils peuvent être privés, publics ou limités à certains groupes.


Mise à jour et maintenance des rapports


Afin de maintenir l'utilité et la pertinence de vos rapports, une mise à jour et un entretien constants sont nécessaires :

  • Assurez-vous de la fiabilité et de la précision de vos données, en vérifiant leur intégrité, cohérence et actualité. Des règles de validation et des workflows peuvent aider à saisir correctement les informations dans Salesforce.

  • Ajustez vos rapports en fonction des changements d'objectifs, de besoins ou de contexte. Il peut s'agir de modifier les filtres, champs, formules ou graphiques pour les aligner sur vos priorités actuelles.

  • Supprimez ou archivez les rapports désuets ou superflus pour éviter la surcharge et la confusion. Le rapport d'utilisation des rapports peut vous aider à identifier les rapports peu ou pas utilisés récemment.


 

Conclusion


Les rapports Salesforce constituent une ressource cruciale pour l'analyse de données et la prise de décisions stratégiques au sein de votre entreprise. Cet article a détaillé la procédure de création de rapports dans Salesforce à travers les étapes suivantes :


  • Choix du type de rapport

  • Personnalisation des critères de rapport

  • Ajout de champs et de formules

  • Organisation et affinement des résultats

  • Enregistrement et exécution du rapport


Nous vous avons aussi proposé des astuces pour améliorer vos rapports Salesforce, notamment par l'usage judicieux de filtres, l'exploitation des tableaux de bord, la sécurisation de l'accès aux données, ainsi que la mise à jour et l'entretien réguliers des rapports.


Il est temps de passer à l'action ! Commencez à créer vos propres rapports Salesforce pour révéler des insights cachés dans vos données. Les résultats obtenus pourraient vous surprendre.

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