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Les nouveaux champs de liste en 2022

Dernière mise à jour : 18 avr. 2023

De belles nouveautés arrivent pour 2022 sur les listes (picklist) Salesforce !


L'une des principales utilisations des différents CRM, dont Salesforce, consiste à améliorer la manière dont les données sont saisies, structurées et présentées aux utilisateurs. C'est là qu'interviennent les listes de sélection qui sont certainement le moyen le plus simple de cocher ces cases. Même dans l'organisation Salesforce la plus simple, il y aura au moins un champ que vous aurez créé pour répondre à un besoin commercial ou une technique particulière.



Cet article a pour but de vous aider à mieux comprendre les nouveautés sur listes de sélection Salesforce. De plus, nous vous donnerons quelques conseils utiles pour les utiliser de façon optimale et efficace au sein de votre entreprise.


qu'est ce qu'un champ de liste de sélection Salesforce ?


Il existe deux types de champs sélectifs dans Salesforce :


  • Liste de sélection : Lorsque les utilisateurs peuvent sélectionner qu'une seule valeur dans une liste.

  • Liste de sélection multi-sélection : Lorsque les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs valeurs dans une liste.


En d'autres termes, les listes de sélection représentent une liste prédéfinie de valeurs parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir lorsqu'ils saisissent des données dans un champ. Tout comme dans un tableau de valeurs dans Microsoft Excel.

Les listes de sélection visent les équipes chargées de la production de rapports, aux utilisateurs et aux administrateurs.


comparaison entre champ de liste Salaesforce et Excel
Sélection multiple dans les champs de liste

En rapport avec l'image ci-dessus, que dois-je faire si j'aime à la fois les chats et les chiens ? C'est là qu'interviennent les listes de sélection multiples. L'utilisateur doit choisir une ou plusieurs valeurs de son choix et ce type de champ garantit la cohérence des données.



Les multi sélections sur Salesforce
exemple de saisie dans un champ de liste


Créer un champ de liste de sélection Salesforce


Dans la section "champs et relations" de l'objet que vous avez choisi, cliquez sur le bouton nouveau. Ensuite, vous devez choisir le type de champ: dans ce cas, il s'agit d'une liste de sélection simple ou multi-sélection (multipicklist).


Etape 1

Sélectionner une liste de sélection ou multipicklist dans salesforce
Sélection du type de liste

Il est important de définir des valeurs qui seront disponibles pour vos utilisateurs. Pour ajouter une valeur de liste de sélection, il faut saisir des valeurs manuellement, soit tiré parti d'un ensemble de valeurs de liste de sélection globale existant.


Etape 2

saisir les valeurs voulues dans Salesforce
saisir les valeurs


Ajouter ou supprimer des valeurs de listes de sélection Salesforce


Qu'il s'agisse d'un simple champ de liste de sélection ou d'un champ à sélection multiple, il arrive un moment où de nouvelles valeurs sont nécessaires, que ce soit pour l'ensemble du système ou pour un type d'enregistrement spécifique.

Il existe plusieurs façons d'ajouter, de supprimer ou de conditionner l'utilisation d'une valeur de liste de sélection.


  • Créez les valeurs ainsi qu'un nouveau champ de liste de sélection, avec la possibilité d'ordonner les valeurs et de définir la première comme valeur par défaut, ou toute autre valeur par le biais d'une formule.


  • Après la création du champ, créez de nouvelles valeurs et définissez celles qui sont utilisées pour chaque type d'enregistrement de l'objet (vous êtes totalement libre de décider si les types d'enregistrement partagent certaines de ces valeurs). Les valeurs peuvent être supprimées, désactivées ou simplement retirées des différents d'enregistrements.


  • Si des valeurs sont nécessaires pour plusieurs champs, optez pour un ensemble de sélection globale, ce qui permet de ne pas avoir à mettre à jour plusieurs champs de liste de sélection individuel dans différents objets.



Opérations de masse sur les listes de sélection Salesforce


S'il est assez facile de créer, désactiver ou même supprimer les valeurs d'une liste de sélection une par une, cette opération répétitive peut devenir un fardeau lorsqu'on travaille avec plus de quelques valeurs, qu'elles soient actives ou inactives.


Dans la même version Summer '22, Salesforce a introduit quelques solutions pratiques à ces problèmes d'administration. Les améliorations apportées augmenteront certainement la productivité tout en réduisant le temps consacré aux opérations répétitives.


Deux des trois fonctionnalités doivent être activées dans le menu "Paramètres" des listes de sélection de la configuration. La gestion avancée des valeurs des listes de sélection et la suppression en bloc des valeurs inactives des listes de sélection sont des fonctionnalités bêta pour l'instant et il est fort probable que Salesforce continue à les améliorer au cours des prochaines versions.



Gérez les valeurs des champs de listes de sélection


Supprmier en masse les valeurs

La possibilité de supprimer en masse les valeurs de listes de sélections inactives est une fonctionnalité en version bêta, vous devez donc d'abord vous inscrire à celle-ci ou être sur une organisation pilote.


Naviguez jusqu'à Setup et entrez "Picklist Settings" dans la boîte de recherche rapide. Utilisez le bouton à bascule pour participer à la version bêta.


la possibilité de supprimer les valeurs inactives dans Salesforce
Cocher pour supprimer en masse les valeurs inactives

Dans la page de définition du champ, cliquez sur supprimer les valeurs inutilisées. La tâche qui supprime les valeurs inactives s'exécute en arrière-plan. Elle peut prendre un certain temps pour se terminer, en fonction du nombre de valeurs inactives. Si l'option supprimer les valeurs inutilisées est désactivées, vous devez l'activer.



Trouver les listes de sélection problématiques

Vous savez peut-être déjà quels champs de listes de sélection ont beaucoup de valeurs inactives. Mais vous êtes peut-être un nouvel administrateur dans votre entreprise. Ou peut-être êtes-vous un consultant qui aide un client et vous ne savez pas quels champs de listes de sélection sont encombrés par de nombreuses valeurs inactives.

Vous pouvez maintenant le découvrir très facilement !


Commencez par la page "Paramètres" des listes de sélection en naviguant vers "Configuration" et en saisissant "Paramètres des listes de sélection" dans la zone de recherche rapide. Lorsque vous cliquez sur "Email Me", une tâche s'exécute en arrière-plan. Cette tâche recherche dans votre organisation les champs de listes de sélection personnalisées qui contiennent 4 000 valeurs inactives ou plus.



recevez un courriel qui répertorie les noms des champs et le nombre de valeurs inactives pour chaque champ.
Se tenir informer des caractéristiques pour chaque champ de liste

Une fois le travail terminé, vous recevez un courriel qui répertorie les noms des champs et le nombre de valeurs inactives pour chaque champ.



Récapitulatif par mail du nombre de champs de liste
Contenu type de l'email qui répertorie le nombre de champs de liste


Gestion en vrac des valeurs des listes de sélection

Vous pouvez également gagner du temps en gérant toutes les valeurs de vos listes de sélection en une seule fois. La gestion avancée des valeurs des listes de sélection (Beta) est disponible dans toutes les orgs sandbox.


Comme il s'agit d'une fonctionnalité bêta, vous devez d'abord vous inscrire. Naviguez vers Setup et entrez "Picklist Settings" dans la boîte de recherche rapide. Utilisez le bouton à bascule pour participer à la version bêta. Une fois que vous avez accepté, les nouveaux boutons sont activés.



Gérer  toutes les valeurs de vos listes de sélection en une seule fois
Gestion avancée des valeurs de vos listes de sélection

Cliquez sur Configuration > Gestionnaire d'objets et cliquez sur l'objet qui contient la liste de sélection personnalisée. Ensuite, accédez à la page de définition des champs en cliquant sur l'objet, puis sur "Champs et relations".


Dans les sections Valeurs et Valeurs inactives, il y a une case à cocher à côté de chaque valeur de la liste de sélection. Sélectionnez plusieurs valeurs et utilisez l'un des nouveaux boutons :


  • Supprimer la sélection

  • Désactiver la sélection

  • Remplacer la sélection

  • Activer la sélection


Possibilité de supprimer, désactiver, remplacer, activer une sélection
Actions possibles pour modifier une sélection



Résumé


Toutes les entreprises utilisant Salesforce sont amenées à utiliser les champs de listes de sélection Salesforce dans différents domaines de travail.


Nous espérons que l'article vous aura de mieux appréhender le terme "sélection de champs de liste dans Salesforce". Ainsi que de savoir comment gérez les valeurs des champs de listes de sélection, supprimer en masse les valeurs, trouver les listes de sélection problématique, gestion en vrac des valeurs des listes de sélection.


Les nouvelles opérations de masse pour les listes de sélection manquaient vraiemnt aux administrateurs. L'ajout de cette fonctionnalité prête à l'emploi va permettre d'accroitre la productivité, en particulier lors de la gestion d'un grand nombre de valeurs.






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